Etik Kurallar Politikamız

Etik Kurallar Politikamız

1. AMAÇ 

Türkiye ve dünyanın birçok noktasında faaliyet gösteren ve sektöründe önde gelen firmalar arasında yer alan OMSAN Lojistik A.Ş. ve tüm grup şirketleri (“OMSAN”),  bu dokümanda belirtilen iş etiği ilkeleri aracılığıyla sektöründeki öncü rolünü pekiştirmek ve sağladığı kaliteli hizmeti sürekli hale getirmeyi amaçlamaktadır.

OMSAN İş Etiği İlkeleri, faaliyette bulunulan ülkelerdeki yerel ve uluslararası kanunların yanı sıra Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi, OECD (Ekonomik Kalkınma ve İşbirliği Örgütü) Çok Uluslu Şirketler Rehberi ve İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi’nde belirlenmiş ilkelere uygun olarak hazırlanmıştır.

2. UYGULAMA ALANI 

OMSAN gelenekleri, ulusal ve uluslararası uygulamalar göz önünde bulundurularak hazırlanan bu kılavuz niteliğindeki çalışma,  OMSAN’ın tüm çalışanları ve paydaşlarından uymaları beklenen etik ilkeleri içermektedir.

İş Etiği İlkelerinin yanı sıra şirkette çalışanlara kaynak olarak hazırlanan her politika, prosedür ve ek kaynak bir bütün ve diğerinin tamamlayıcı öğesi olarak dikkate alınmalıdır. OMSAN çalışanlarının daha detaylı bilgi edinebilmek için bu dokümanları incelemeleri ve emin olmadıkları konularda OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu’na ve ilgili bölüm sorumlularına danışmaları beklenmektedir.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR 

FCPA: Amerika Birleşik Devletleri Rüşvetin Önlenmesi ve Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Uygulamaları Kanunu

UKBA: Birleşik Krallık Rüşvet Suçu Kanunu

 

4. SORUMLULUKLAR 

Bu çalışmanın uygulanması ve güncellenmesinden OMSAN’ın tüm birimleri sorumlu olup,   gerek duyulduğunda, İnsan Kaynakları, Hukuk ve İç Denetim birimlerine veya tüm çalışanlarımıza açık olan  Etik Hattımız’a başvurulmalıdır.

 

5. UYGULAMA

Değerler 

OMSAN’ın başlıca temel değerleri; prensiplere bağlılık, dürüstlük, güvenilirlik ve itibardan oluşmakta olup temel değerler iş etiği ilkelerine kılavuz oluştururken, iş etiği ilkeleri ise değerlerin muhafaza edilmesi ve gelecek nesillere aktarılmasına yardımcı olma amacını taşır.

OMSAN’ ın temel değerleri ve iş etiği ilkeleri bir bütündür. OMSAN, kuruluşundan itibaren bu temel değerler doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirmiş ve hiçbir koşulda bu değerlerden ödün vermeden gelişimini sağlamayı görev edinmiştir. Bu nedenle her bir çalışandan OMSAN değerlerini benimsemesi ve desteklemesi beklenmektedir.

5.2. Paydaşlara Karşı Sorumluluklar 

5.2.1. Çalışanlara Karşı Sorumluluklar 

OMSAN çalışanlara güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturma görevini üstlenmekle beraber, onlara karşı her zaman adil ve dürüst bir yaklaşım sergiler. Çalışanlara karşı işe alım sürecinden başlamak üzere atama, terfi, rotasyon ve ödüllendirme gibi konularda herhangi bir ayrım yapılmadan eşitlik ilkesine uygun davranır. Bununla birlikte çalışanların şirket içi ve/veya dışı gelişim imkânlarını destekleyerek bireysel gelişimleri için gereken çabayı gösterir. OMSAN, işletmelerin sosyal sorumluluk bilinci ile sorumluluklarını yürütmeleri ve sürdürülebilirlik prensibine bağlı politikalar oluşturmalarını teşvik etmek amaçlı oluşturulmuş Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’nin prensiplerini rehber alır. Bu doğrultuda çalışanların haklarını korur, iş ihtiyaçları ve bireysel yetkinliklere dayalı işe alım prensibini benimser. Irk, din, milliyet, cinsiyet, medeni durum gibi ayrımcı sınıflandırmalara gidilmeksizin her bireyi objektif değerlendirir,  yetenek ve deneyimlerine göre çalışanlara eşit imkânlar sunar.

5.2.2. Müşterilere Karşı Sorumluluklar 

OMSAN, müşterilerine karşı yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterir ve eşitlik ilkesi çerçevesinde saygı ve güvene dayalı ilişkiler inşa etmeyi hedefler,  iletişimde nezaket kurallarını göz önünde bulundurur, dini, siyasi ve sosyal faktörlerde tartışma oluşturacak konularda bulunmamaya en yüksek hassasiyeti gösterir.

Müşterilerden alınan bilgilere OMSAN’ a ait bilgilerin saklanmasında gösterilen ciddiyet gösterilir ve müşterilerin beklentilerini karşılayabilmek adına onlardan gelen her türlü geri bildirimi ve şikâyeti değerlendirerek ileride verilecek hizmetin kalitesini arttırmayı hedefler.

 

5.2.3.  Tedarikçilere Karşı Sorumluluklar 

OMSAN, tedarikçileri ile ilişkilerde paydaşların çıkarlarını gözetmeyi amaçlayarak karlı ve verimli bir şirket olmayı hedefler. Tedarikçilerini, şeffaf olarak tanımlanmış politikalar ve objektif kriterler doğrultusunda seçer, tüm tedarikçiler ile ilişkilerde adalet ve saygıyı ön planda tutar ve ticari gizliliklerine gereken özeni gösterir.

5.2.4. Rakiplere Karşı Sorumluluklar 

OMSAN, rekabetin hizmet kalitesini arttıracağına inanır, bu kapsamda mevcut yasalar ve etik ilkeler çerçevesinde rekabet eder ve haksız rekabete kesinlikle taraf olmaz.

5.2.5. Yasal Sorumluluklarımız 

Omsan faaliyet gösterdiği tüm alanlarda hukuk kurallarına uyar, ilgili resmi kurum ve kuruluşlara yapılacak raporlama ve bilgilendirmelerde doğru ve eksiksiz bilgi paylaşımında bulunur.

5.2.6. Devlete ve Kamu Kuruluşlarına Sorumluluklar 

OMSAN, devletin çıkarlarının kendi çıkarlarının üzerinde olduğu bilinci ile hareket eder, devlete karşı sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmek amacıyla Türkiye ve faaliyette bulunduğu diğer ülkelerdeki tüm kanun ve düzenlemelere koşulsuz uyar.

5.2.7. Çevreye Karşı Sorumluluklar

OMSAN, faaliyetlerini çevreye en yüksek hassasiyeti göstererek ve sürdürülebilirlik ilkelerini gözeterek yürütür. Sürdürülebilirlik ilkesi dâhilinde doğal kaynakların etkin kullanımını destekler, ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi’ni benimser ve çalışanlarını bilinçli tüketici bireyler olmaları için teşvik eder.

5.3. Kanun ve İlişkili Düzenlemelere Uyum

5.3.1. Rekabet (Antitröst) Hukuku 

OMSAN, faaliyetlerini rekabet kanun ve mevzuatlarına uyumlu şekilde yürütür, tüm çalışanlarından ve iş ortaklarından faaliyette bulunulan tüm ülkelerde rekabet kanunlarına uyulmasını bekler. Rekabet konusunda bilgi eksikliği veya uygulamada şüpheye düşülmesi durumlarında ilgili birim yöneticisine, OMSAN İnsan Kaynakları, Hukuk Müşavirliği veya İç Denetim’e danışılmalı, Etik ve Disiplin Kurulu bilgilendirilmeli ve/veya Etik Hat aracılığı ile bildirimde bulunulmalıdır.

Soru: OMSAN tedarikçileri ile yapılacak bir toplantıya OMSAN’ ı temsilen katılacaksınız. Bu toplantıda herhangi bir şirket bilgisi paylaşırken nelere dikkat etmelisiniz?

Cevap: OMSAN çalışanları ile tedarikçileri veya müşterileri arasında gerçekleştirilen toplantılarda rekabet hukuku açısından hassas olabilecek bilgilerin konuşulmaması gerekmektedir. Örneğin, tedarikçi/müşteri fiyat ve verileri, geleceğe dönük şirket planları ve ticari politikalar bu bilgiler kapsamında yer almaktadır.

5.3.2. Yasadışı Gelir ve Finansmanın Önlenmesi

OMSAN yasadışı finansman kaynaklarından kaçınmak amacıyla, elden yapılan nakit ödemeleri kabul etmez ve mevzuata uyum göstermeyen ödemelerle mücadeleye hassasiyet gösterir. Ayrıca, herhangi bir iş ilişkisine başlamadan önce müşteri ve tedarikçileri değerlendirme sürecine tabi tutar ve bu süreçte ticari ilişkiye gireceği firmaların mevcut risklerini tanımlayarak OMSAN değerlerine uymayacak taraflarla iş birliğine girmemeye özen gösterir. Ödeme yükümlülüklerini, Türkiye ve faaliyette bulunduğu diğer ülkelerdeki ilgili mevzuata ve OMSAN politika ve prosedürlerine uygun bir şekilde gerçekleştirir.

5.3.3. Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele 

Yolsuzluk kavramı, kazanç sağlamak amacı ile konumu gereği sahip olunan yetkinin kötüye kullanılması olarak, rüşvet kavramı ise, bir kişinin kamu görevlisi ve/veya herhangi bir aracıya bir görevi kendi yararına gerçekleştirmesi için sağladığı her türlü menfaati kapsamaktadır. Yolsuzluk ve rüşvet suçları komisyon, zimmet, kolaylaştırma ödemeleri gibi birçok menfaat işlemini içermekle beraber ödemeler sadece nakden değil, terfi vaadi, komisyon, pahalı hediye alış verişleri ve geçim giderlerinin karşılanması gibi, herhangi bir maddi değere haiz eşya veya hizmet üzerinden yapılmasını da kapsar.

OMSAN, faaliyetlerini sürdürürken her türlü yolsuzluk ve rüşvetin alınması ve/veya verilmesine karşı olup, bu tür ihlallerin önlenmesini amaçlayan ulusal ve uluslararası uygulamalara paralel hareket eder. Bu kapsamda paydaşlar ile tüm faaliyetler şeffaf, adil, dürüst bir yaklaşımla kanunlara ve iş etiği ilkelerine uygun bir şekilde yürütülür.

OMSAN faaliyetlerini yürütürken, hiçbir kamu görevlisine, anonim şirketler, kooperatif ve dernekler adına hareket eden kişilere veya herhangi bir kişi, kurum ve kuruluşa doğrudan veya dolaylı olarak amacı ve sebebi yasalar çerçevesinde açıklanamayacak herhangi bir ödeme yapmaz ve hediye vermez.

İş ortaklarına ve çalışanlarına,  yerel, FCPA (Amerika Birleşik Devletleri Rüşvetin Önlenmesi ve Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Uygulamaları Kanunu), UKBA (Birleşik Krallık Rüşvet Suçu Kanunu) gibi ve bunlarla sınırlı olmamak üzere bu konu ile ilgili uluslararası mevzuatı kapsayan periyodik eğitimler düzenler ve paydaşlar ile iş ilişkisi kurmadan önce gerçekleştirdiği sözleşmelerde tarafların ilgili rüşvet ve yolsuzluklara karşı uymakla yükümlü oldukları hükümlere yer verir.

Soru: İş ilişkisi içerisinde olduğunuz bir danışman gümrük görevlilerine belirli dönemlerde çeşitli hediyeler takdim etmemizin OMSAN için avantajlı olacağını belirtti. Bu hediyeleri de OMSAN mali kayıtları yerine danışmanın hizmet faturasına eklemenizi tavsiye etti. Böyle bir durum karşısında ne yapmalısınız?

Cevap: Bu tür hediyeler OMSAN İş Etiği İlkelerine aykırıdır. Böyle bir teklif ile karşılaşırsanız OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu’nu hemen bilgilendirmelisiniz. Üçüncü tarafların yasal olmayan faaliyetlerine destek olmanız ve/veya üçüncü bir tarafa karşılık beklentisi ile hediyeler vermeniz sizi suçlu konumuna düşürür. Ayrıca, tüm masrafların OMSAN’ın mali kayıtlarında doğru, tam ve eksiksiz yer alması yasal sorumluluğumuzdur. Çalışanlarımızın yasal yükümlülüklerini bilmesi esastır.

5.3.4. Uluslararası Yaptırımlar, Ambargo ve Ticaret Kısıtlamaları 

OMSAN, faaliyette olduğu ülkelerde, uluslararası yaptırımlar, ambargo ve ticaret kısıtlamalarına ilişkin, tüm yerel ve uluslararası yasal düzenlemelere uyum sağlamak için gerekli tüm önlemleri alır, değişen mevzuatları takip eder.

5.4. Çalışma Ortamı

5.4.1. Güvenlik 

OMSAN, çalışanlarına, paydaşlarına, müşterilerine ve ziyaretçilerine güvenli bir iş ortamı sağlamak için gerekli tüm önlemleri alır, risk analizi, eğitim ve bildirimler aracılığı ile çalışanlarının verimliliğini azaltabilecek ve güvenini sarsabilecek durumların oluşmamasına hassasiyet gösterir.

5.4.2. Eşitlik ve Adalet 

OMSAN için, çalışanlarının motivasyonu, işlerine bağlılığı ve profesyonel gelişimleri temel hedefleri arasında yer almaktadır. Çalışanların etik ve ahlaki değerlere aykırı yaklaşımlara maruz kalmalarına olanak sağlayan tutum ve davranışlara tolerans göstermez ve adil çalışma koşulları sağlamaya önem verir.

Bu kapsamda eğitim ve şirket içi bildirimler aracılığıyla OMSAN iş etiği ilkelerine uyulmasını, çalışanların birbirleriyle, bağlı kuruluşlar, tedarikçiler ve müşteriler ile saygı ve adalet çerçevesinde iletişim kurulmasını teşvik eder. Tüm çalışanlarını pozisyonun niteliklerine göre seçer, çalışanlarının birbirlerine, astlarına ve üstlerine din, dil, ırk, mezhep, siyasi düşünce, yaş, cinsiyet gibi farklılıkları ayrımcılık amacı ile kullanmalarına müsaade etmez. Çalışanlarının,  pozisyonlarının sağladığı avantajlara dayanarak dürüst çalışma ortamına ve insan haklarına yakışmayacak davranışlarda bulunmalarına hoşgörü göstermez.

5.4.3. Çalışanların Kişilik Haklarının Korunması 

Çalışanların, herhangi bir baskı veya sindirici muameleye maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getirebilecekleri, özgür iradeleri doğrultusunda kararlar verebilecekleri çalışma koşullarına sahip olmaları en temel haklarıdır. OMSAN, çalışanlarının kişilik haklarının korunması hususunda azami hassasiyet gösterir ve çalışanlarına bireysel haklarından taviz vermeyecekleri koşulları sağlamayı sorumluluk olarak benimser.

5.4.4. Çalışma Mevzuatına ve Evrensel Düzenlemelere Uyum 

OMSAN, çalışma mevzuatını düzenleyen tüm kanunlar ile Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO), İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne uygun hareket eder ve tüm iş ortaklarını belirlerken ilgili yasaları dikkate alır.

5.5. Kayıtların ve Raporlamaların Doğruluğu 

OMSAN, muhasebe kayıtlarının doğru, açık ve eksiksiz bir şekilde ve dönemsellik ilkesine uygun olarak zamanında yapılmasına özen gösterir, herhangi bir şüpheye neden olabilecek işlemlerden kaçınır. Bu süreçte hazırlanan rapor ve belgelerin oluşturulmasında, saklanmasında ve imha edilmesinde OMSAN Lojistik Fiziki Arşiv Prosedürünü rehber alır ve ilgili yasalara uyum gösterir. Çalışanlarının görevleri gereği gerçekleştirdiği harcamalarının, muhasebe standartlarına uygun olarak düzenlenmesi için gerekli önlemleri alır.

Yetkili merciler tarafından talep edilen bilgi, belge ve kayıtların doğru ve eksiksiz bir biçimde zamanında iletilmesine önem verir, yetkili mercilere ve kamuya açıklanan bilgilerde şeffaflık ilkesini benimser.

5.6. Çıkar Çatışması 

Çıkar çatışması, görev ve sorumlulukların adil ve OMSAN’ a yararlı olacak bir şekilde yerine getirilmesine engel oluşturacak ya da engel oluşturduğu algısına sebebiyet verecek durumları kapsar.

Çıkar çatışmasına ilişkin örneklere aşağıda yer verilmiştir;

  • Kendine, yakınlarına veya üçüncü şahıslara çıkar sağlama,
  • Bir kişiye ayrıcalık sağlayarak bu kişiyi istihdam etme,
  • Çalışanlardan, tedarikçilerden ve diğer üçüncü taraflardan gelen pahalı hediyeleri kabul etme veya bahse konu taraflara pahalı hediyeler verme,
  • Kişi, şirket veya kurumlara avantaj veya ayrıcalık sağlayacak ya da bu algıyı oluşturacak şekilde temsil veya ağırlama,
  • İş ilişkisi ile açıklanamayacak ve şeffaflıkla yapılmayan bağış, yardım ve sponsorluklar,
  • Siyasi faaliyetlerde bulunma,
  • Şirket hisse senetlerinin alım satımı konularında şüpheye yer verecek davranışlar sergileme, ticari çıkarlar dışında kişisel çıkarlar gütme,
  • Aynı sektörde başka bir şirket için çalışma veya pay sahibi olma,
  • Omsan çalışanlarının birinci derece akrabalarının, OMSAN’ ın tedarikçilerinde karar verici pozisyonda bulunması,
  • Ticari ilişki içerisinde olunan diğer bir firmada belirli ve sınırlı bir süre dahi olsa önemli bir rol üstlenilmesi,
  • OMSAN’ da ki çalışma saatlerini veya verimini etkileyecek ek işlerle uğraşma,

OMSAN, çıkar çatışmasına sebebiyet verebilecek tüm durumlardan kaçınır ve çıkar çatışmalarını önlemek için gerekli aksiyonları alır. Konu ile ilgili daha detaylı bilgi ve yönlendirme için İç Denetim Departmanı ile iletişime geçilebilir.

Soru: Kuzeniniz aylardır iş arıyor. Bir OMSAN tedarikçisi kuzeninize iş teklifinde bulundu. Bu tedarikçinin OMSAN ile gerçekleştirdiği sözleşmeleri kabul veya reddetme yetkisine sahipsiniz. Bu durumda ne yapmalısınız?

Cevap: Olası bir çıkar çatışmasını önlemek amacı ile yöneticilerinize danışmadan ve yöneticileriniz tarafından gerekli yönlendirmeler yapılmadan tedarikçi ile ilgili konularda aksiyon almamalı ve OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu’nu konu hakkında bilgilendirmelisiniz.

5.6.1. Hediye Alma ve Verme 

Hediye kavramı, farklı kültürlerde farklı şekillerde algılanmakla beraber, genel çerçevede, bir kişi, kurum veya departman adına bahse konu taraflarca verilen/alınan maddi değere haiz her türlü eşya ve menfaati ifade eder. OMSAN, herhangi bir şüpheye yol açmayacak, yalnızca sembolik değeri olan hediyeleri kabul eder. Örneğin, şirketlerin logolu ürünleri ve kültürün bir parçası olarak takdim edilen ürünler sembolik olarak kabul edebilecek hediyeler arasında yer alır.

Buna ek olarak, müşterilerin verilen hizmete teşekkür olarak sunduğu hediye veya indirimler iş yapış şeklini etkilemediği müddetçe, yöneticiler de bilgilendirilerek kabul edilebilir. Açıklanamayacak nitelikte olan, iş yapış şeklini ve/veya karar verme yetkisini ve tarafsızlığını etkileyebilecek veya nakit ve nakit değerindeki hediyeleri almaz veya vermez. Paydaşlar ile hiçbir şekilde borç-alacak ilişkisine girmez. Bu gibi durumlar oluştuğundan şüphe duyulduğunda derhal yöneticiler ve OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu bilgilendirilir.

İş hayatında hediye almanın yanı sıra hediye verme konusu da çıkar çatışmasının önemli bir parçasıdır. Bu sebeple iş nezaketinin bir parçası olarak hediye veya promosyon ürünleri verilebilir fakat verilecek hediyenin kişiye özel ve pahalı olmamasına, süreklilik arz etmemesine, karar verme yeteneğini etkilememesine ve hediyeyi verecek çalışanın unvan ve iş ilişkisine orantılı olmasına ve OMSAN’ ın Temsil ve Ağırlama Masrafları Prosedürüne uygun olmasına dikkat edilir.

OMSAN, devlet görevlilerine hediye verme konusuna hassasiyetle yaklaşır, verilen hediyelerin Türkiye ve faaliyette bulunduğu, diğer ülkelerdeki tüm kanun ve düzenlemeler ile işveren/devlet kurumu kılavuzlarına uygun olmasına dikkat eder. Devlet görevlilerine hediye verirken, verilen hediyenin faaliyet gösterilen ülkedeki ve şirket kültüründeki geleneksel değerleri yansıttığından, içinde bulunulan duruma uygun olduğundan emin olur. Ayrıca, hediyelerin devlet görevlilerinin şahsi amaçlarla kullanabileceği hediyeler olmasından ziyade, resmi amaçlarla kullanılabilecek türde olmasına önem verir.

Yasal düzenlemelere ve OMSAN politikalarına uygunluğundan şüphe duyulan hediyeler söz konusu olduğunda, bir aksiyon almadan önce yöneticilere veya Etik ve Disiplin Kuruluna danışılması gerekir. OMSAN politikalarına uyum göstermeyen her türlü hediye, yardım, özel indirim ve menfaati,  her ne kadar iyi niyetle sunulmuş olsa da iş etiği ilkelerine uygun bir şekilde reddeder. Rüşvet, komisyon ve diğer yasal düzenlemelere uygun olmadığını düşündüğü menfaatler hiçbir koşul altında teklif edilmez, alınmaz ve/veya verilmez.

Hediye alma ve vermede asgari olarak aşağıdaki hususlara dikkat edilir;

  • Hediye alış verişinin bir iş ilişkisi kurulmadan veya önemli kararların (ihale vb.) alınma sürecinden hemen önceki dönemde yapılmamasına dikkat edilir.
  • Hediye alış verişinin üçüncü taraflar ile ilişkilerimizi etkilemediğinden ve OMSAN’ ı avantajlı konuma getirmediğinden veya bu algıyı yaratmadığından emin olunur.
  • Hediye alış verişinin OMSAN’ ın tarafsızlığını etkilemediğinden emin olunur.
  • Hediye alındığında ve verildiğinde yöneticiler bilgilendirilir.

Soru: Bir müşterimiz, teşekkür amaçlı satış bölümü çalışanlarımızdan birine kendi yöresine has bir börekten 8 kg gönderiyor.  Hediyenin herhangi bir karşılık beklentisi olmadan gönderildiğine inanarak börek kendisine ulaştığı anda çalışan kişi bölüm yöneticisini bilgilendirip hediyeyi tüm ekip arkadaşları ile paylaşıyor. Bu durumda çalışanın hediyeyi kabul etmiş olması yanlış mı?

Cevap: Bu senaryodaki yöresel gıda, örf, adet, gelenek ve iş yapma kültürüne bağlı olarak verilen hediyeler kategorisinde olduğu, iş yapış biçimini etkileme amaçlı verilmediği ve kişisel menfaat yerine diğer çalışanlar ile paylaşıldığı için kabul edilebilir. Bu tür hediyeler kabul edilirken dikkat edilmesi gereken önemli bir konu, hediyenin düzenli bir devamlılığının olmaması gerektiğidir. Eğer devam arz ederse, kişisel menfaat algısına sebep olabileceği için kibar bir şekilde reddedilmelidir.

Soru: OMSAN’ın mevcut bir tedarikçisi tarafından pahalı bir saat hediye edilen bir çalışanın, bu hediyeyi kabul etmesi uygun mudur?

Cevap: Bu tür maddi değeri yüksek hediyelerin kabul edilmesi kişinin karar verme yetkisini etkileyebileceği veya etkilediği algısına sebep olabileceği için kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu tür hediyelerin olumsuz etkileri birey ile sınırlı kalmayarak, OMSAN’ın iş etiği yönünden itibarının zedelenmesine yol açabilir.

5.6.2. Temsil ve Ağırlama 

OMSAN, Temsil ve Ağırlama Masrafları Prosedürü’ne uygun olarak, herhangi bir çıkar çatışmasına sebebiyet vermeyecek ve avantajlı koşul sağlamayacak şekilde, mevcut iş ilişkilerini pekiştirmek veya olası iş fırsatlarını değerlendirmek amacıyla temsil ve ağırlama faaliyetlerinde bulunabilir.

Soru: Katıldığınız bir iş etkinliği sırasında yeni bir iş ilişkisi kurmak istediğiniz bir şirketin satış müdürü ile tanıştınız. Ekip arkadaşınız ile birlikte satış müdürünü etkinlik sonrası potansiyel iş olanaklarını konuşmak amacı ile yemeğe çıkarmak istiyorsunuz. Ekip arkadaşınız mütevazı bir yemek yerine, satış müdürünü alkol servisi yapan ve ağırlamanın işle ilgili olmadığı algısına sebep olabilecek bir eğlence mekânına götürmenizin ilişki kurmanıza yardımcı olacağını söyledi. Ekip arkadaşınızın tavsiyesi üzerine ne yapardınız?

Cevap: İş ilişkisi kurmak amacı ile temsil ve ağırlama yaparken aşırılıktan kaçınmalı ve OMSAN’ı zor duruma sokacak bir aksiyona sebebiyet vermemeli, herhangi bir temsil veya ağırlama faaliyetinde bulunmadan önce OMSAN’ın Temsil ve Ağırlama Masrafları Prosedürü’nü okuduğunuzdan ve olası sorularınızı OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu’na danıştığınızdan emin olmalısınız.

5.6.3. Bağış, Yardım ve Sponsorluklar 

OMSAN itibarını zedeleyemeyecek şekilde ve üst yöneticilerin ön onayı alınarak, karşılığında bir menfaat beklemeden, şeffaflık ilkesi doğrultusunda bağış ve yardım yapabilir veya sponsorluk desteği sunabilir. Yapılan her bağış ve sponsorluk, şeffaf şekilde kayıt altına alınır ve dokümante edilir.

5.6.4. Şirket Dışı İstihdam 

OMSAN çalışanları görev ve sorumluluklarını yerine getirmelerine engel olacak derecede zaman, özveri ve enerji gerektiren diğer faaliyetlerden kaçınır. OMSAN’ ın yazılı onayı olmadan başka bir iş yerinde çalışılamaz veya danışmanlık verilemez ve çıkar çatışmasına neden olabilecek herhangi bir faaliyette bulunulamaz.

5.6.5. İçeriden Alınan Bilgilere Dayalı Ticaret 

Çalışanlar, OMSAN tarafından henüz kamuya açıklanmayan ticari, finansal, hukuki vb. bilgileri kendileri veya üçüncü taraflara menfaat sağlamak amacıyla diğer taraflarla paylaşmaktan ve içeriden bilgi ticareti yapmaktan kaçınırlar. Bu doğrultuda OMSAN çalışanları sözkonusu faaliyetlerin ciddi cezai yaptırımları olduğunun bilinci ile kanun ve düzenlemelere uygun hareket ederler.

5.7. Bilgi Gizliliği 

Şirketlerin en değeri varlıklarından olan bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişebilirliğinin sağlanması OMSAN ve çalışanlarının ortak sorumluluğudur. OMSAN, çalışanlarının, müşteri, tedarikçi ve diğer paydaşlarının gizli bilgilerinin korunmasına azami dikkat eder, bu bilgilerin yalnızca yasal düzenlemelere ve iş etiği ilkelerine uygun şekilde kullanılmasına izin verir.

Bilgi gizliliği, bütünlüğü ve kullanılabilirliği konularında OMSAN Bilgi Güvenliği Politikasına ve prosedürlerine uygun olarak hareket edilir.

Soru: Başka bir sektörde çalışan bir arkadaşınız OMSAN’ın lojistik planlamalarını ve olası iş ilişkileri hakkında topluma açık olmayan bilgileri öğrenmeyi talep etti. Arkadaşınızın herhangi bir art niyet barındırmadan sohbet amaçlı sorduğunu ve sır tutabileceğini düşünüyorsunuz. Bu bakış açısı ile bilgileri paylaşabilir misiniz?

Cevap: Yakın arkadaş veya akrabalarınızın iş hayatınızı merak etmesi ve detaylı sorular sorması her ne kadar beklenebilir bir davranış olsa da, sizin hiçbir koşul altında OMSAN’ın gizli bilgilerini paylaşmamanız gerekmektedir. Gizli bilgiler ancak işleri sebebiyle bilgilendirilme onayına sahip olan gizlilik sözleşmesine tabi üçüncü şahıslarla ve yasalar tarafından yetkilendirilmiş makamlarla paylaşılabilir.

5.8. Şirket Varlıklarının Korunması

Tüm kaynakları verimli bir şekilde değerlendirmek, yalnızca faaliyetlerini yürütmek amacıyla ve yönetim tarafından izin verilen sınırlar çerçevesinde kullanmak, OMSAN çalışanlarının temel prensipleri arasında yer alır.

Bu doğrultuda;

  • Tüm harcamalar Temsil ve Ağırlama Masrafları Prosedürü ve diğer OMSAN gider bildirimlerine ilişkin kural ve limitlere uygun gerçekleştirilir.
  • Fiziksel ve elektronik tüm varlıkları amacı dışında kullanmaz ve OMSAN varlıklarına zarar verecek davranışlarından kaçınılır.
  • OMSAN kaynaklarının, markasının ve logosunun uygunsuz amaçlarla kullanılmasına ve imajı olumsuz etkileyebilecek durumlara müsaade edilmez.
  • Bilişim teknolojileri ve haberleşme cihazları (bilgisayar, şirket telefonları, kurumsal e-posta hesapları, internet vb.) amaçlarına uygun şekilde kullanılır, gerekli durumlarda incelenebilecekleri kabul edilir.
  • Bilişim teknolojileri ve haberleşme cihazları kaybolduğunda veya çalındığında derhal yöneticiler bu konuda bilgilendirilir.
  • Ofis dışındayken internet ihtiyacı olduğunda yalnızca güvenli ağ bağlantıları kullanılır.
  • Tesis edilen bilişim teknolojileri cihazlarının şifrelerinin şahsi ve özel olduğunun bilinci ile bu şifreleri üçüncü kişiler ile paylaşmaz.
  • Kaynağı doğrulanmayan veya bilinmeyen hiçbir bilişim teknolojileri cihazı kullanılmaz.
  • Yeni ürün oluşturulduğunda ya da mevcut ürünler geliştirildiğinde fikri mülkiyeti korumak amacıyla gerekli kayıtlar tutulur ve raporlanır.

5.9. İhlal Bildirimleri

Çalışanlar ve iş ilişkisinde olunan tüm taraflar iş etiği ilkelerine uymakla yükümlüdürler. Bu ilkelerin ihlal edilmesi durumunda OMSAN Disiplin Prosedüründe detayları belirtilen süreçler uygulanır.

Bu kapsamda tüm çalışanların ve iş ortaklarının;

  • Etik ilkeleri kabul etmesi ve bu kurallara uyması,
  • İş arkadaşlarının ve iş ilişkisinde olunan tarafların etik ilkelere uyması için gayret etmesi,
  • Etik ilkelerin ihlal edildiği konu ve durumların yöneticilere, Etik Hatta veya Etik ve Disiplin Kurulu’na bildirilmesi gerekir.

Tüm çalışanlar ve paydaşlar etik dışı durumları bağımsız bir şekilde yönetilen Omsan Etik Hattı’na bildirebilirler. OMSAN, bildirimde bulunanları,  bildirimlerinden dolayı karşılaşabilecekleri haksız ya da düşmanca tutum ve davranışlardan korur ve bu kişilerin güvenli bir çalışma ortamında çalışmaya devam edeceklerini taahhüt eder.

Bu kapsamda, soruşturmalar gizlilik kuralları içinde ivedilikle yürütülür, değerlendirmeler OMSAN içerisindeki hiyerarşiden ve çıkar çatışmasından bağımsız olarak doğruluğu ispatlanmış deliller ile gerçekleştirilir. Öte yandan, kasıtlı bir şekilde asılsız ve haksız yere bildirimlerde bulunulduğunun anlaşıldığı durumlarda ise bildirimde bulunan kişilere OMSAN Disiplin Prosedürleri hükümleri uygulanabilir.

Soru: Yöneticinizin sizden yapmanızı istediği bir işlemin yerel mevzuata aykırı olduğunu düşünüyorsunuz. Bu kaygınızı yöneticinizle paylaştınız ancak yöneticiniz açıklamanızı dikkate almayarak işlemi yapmanızda ısrar ediyor. Durumu bildirirseniz, yöneticinizin öğrenmesi ve misillemede bulunmasından tedirgin oluyorsunuz. Ne yapmalısınız?

Cevap: Yapmanız istenilen bir işin yasalar ile çeliştiğini düşünüyorsanız, bu durumu OMSAN yetkili mercileri ile OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu veya Etik Hattı aracılığı ile paylaşmalısınız. İyi niyetle yapılan bildirimleri yetkili olmayan kişiler ile paylaşmamak ve bildirim sahiplerini her türlü misillemeden korumak OMSAN Etik ve Disiplin Kurulu’nun sorumluluğundadır. Buna rağmen, kimliğinizi paylaşmanız durumunda bildiriminize karşı herhangi bir olumsuz tepki ile karşılaşmaktan çekiniyorsanız, dışarıdan bağımsız bir şirket aracılığı ile çalışanlarımıza sunduğumuz Etik Hattı’na anonim bildirimde bulunabilirsiniz.

5.10. Etik ve Disiplin Kurulu

Etik ve Disiplin Kurulu, OMSAN İş Etiği İlkelerini güncellemek, yayınlamak, uygulanabilirliğini sağlamak, OMSAN içerisinde iş etiği kültürünün benimsetilmesi konularında çalışmalar yapmak ve disiplin faaliyetlerini yürütmekten sorumludur.

Etik ve Disiplin Kurulu, kendisine Etik Hat ve diğer iletişim kanalları aracılığı ile gelen her türlü bildirimi ve bilgiyi bağımsız bir şekilde değerlendirir, incelemeleri sonucunda çalışana disiplin prosedürüne uygun cezanın verilmesini veya gerekli diğer önlemlerin alınmasını kararlaştırabilir.

Etik ve Disiplin Kurulu, olağanüstü bir durum olmadığı takdirde 6 ayda bir düzenli toplantılar yaparak yürütmelerini gerçekleştirir. Kurulun acil veya olağanüstü durumlar ile gerekli görülen diğer durumlarda toplantı gerçekleştirme hakkı saklıdır. Etik ve Disiplin Kurulu, Hukuk Müşavirliği, İnsan Kaynakları ve İç Denetim Müdürlükleri’nin en üst düzey yöneticileri ve Genel Müdür’den oluşur.

6. DOKÜMANTASYON 

Prosedürün uygulaması ile oluşan kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü`ne uygun olarak ilgili müdürlükler tarafından saklanır.

 

7. İLGİLİ DOKÜMANLAR 

Temsil ve Ağırlama Masrafları Prosedürü

Etik ve Disiplin Kurulu Prosedürü

OMSAN Disiplin Prosedürü

Fiziki Arşiv Prosedürü

8. REVİZYONLAR

Revizyon NoRevizyon Tarihi / Kontrol TarihiYapılan Kontrol / Revizyonun Ayrıntıları